1. Allgemeine Hinweise
Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der HALEXIO-Lernplattform unter my.halexio.de.
HALEXIO dient insbesondere der Bereitstellung und Durchführung digitaler Schulungen, E-Learnings, Unterweisungen und sonstiger Lernangebote sowie der Dokumentation von Lernfortschritten und Nachweisen.
Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und wer datenschutzrechtlich verantwortlich ist, hängt davon ab, in welchem Rahmen HALEXIO genutzt wird.
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2. Datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit
Nutzung über einen Arbeitgeber oder eine andere Organisation
Wird Ihnen HALEXIO durch Ihren Arbeitgeber oder eine andere Organisation zur Verfügung gestellt, ist grundsätzlich diese Organisation Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
Die HALBE TREPPE GmbH stellt in diesem Fall die HALEXIO-Lernplattform im Auftrag des jeweiligen Kunden bereit und verarbeitet die vom Kunden übermittelten bzw. im Rahmen der Plattformnutzung entstehenden personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
Informationen über den für Sie konkret Verantwortlichen, die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und gegebenenfalls organisationsspezifische Verarbeitungszwecke erhalten Sie bei Ihrem Arbeitgeber bzw. der Organisation, die Ihnen den Zugang zu HALEXIO bereitgestellt hat.
Verarbeitung in eigener Verantwortlichkeit der HALBE TREPPE GmbH
Soweit die HALBE TREPPE GmbH personenbezogene Daten für eigene Zwecke und nicht im Auftrag eines Kunden verarbeitet, ist Verantwortlicher:
HALBE TREPPE GmbH
Mansfelder Straße 56
06108 Halle (Saale)
Deutschland
Telefon: +49 345 4789 14 18
E-Mail: datenschutz@halbe-treppe.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.
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3. Betrieb und Bereitstellung von HALEXIO
HALEXIO wird als cloudbasierte Lernplattform bereitgestellt.
Zur technischen Bereitstellung der Plattform setzt die HALBE TREPPE GmbH insbesondere Susell GmbH (reteach) als Unterauftragnehmer ein.
Soweit die HALBE TREPPE GmbH die Plattform für einen Unternehmenskunden betreibt, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der vereinbarten Auftragsverarbeitung und nach den Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen.
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4. Kategorien verarbeiteter Daten
Abhängig von der jeweiligen Nutzung und den vom Verantwortlichen eingesetzten Funktionen können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
Stamm- und Kontaktdaten: insbesondere Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Organisation, Funktion und Standort.
Account- und Anmeldedaten: insbesondere Benutzerkennung, Informationen zum Benutzerkonto, Login- und Authentifizierungsdaten.
Lern- und Nutzungsdaten: insbesondere zugewiesene Lerninhalte, Teilnahme, Bearbeitungsstatus, Lernfortschritt, Abschlussstatus, Zeitpunkte der Bearbeitung sowie ausgestellte Teilnahme- oder Abschlussnachweise.
Prüfungs- und Inhaltsdaten: insbesondere Antworten und Ergebnisse von Lernstandskontrollen, Tests und sonstigen innerhalb der Lernplattform bearbeiteten Aufgaben.
Kommunikationsdaten: soweit entsprechende Kommunikations-, Webinar- oder Meetingfunktionen eingesetzt werden.
Technische Daten: insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Zugriffszeitpunkte sowie technisch erforderliche Protokoll- und Sicherheitsdaten.
Welche dieser Daten im konkreten Fall verarbeitet werden, hängt von der Konfiguration der Lernumgebung und den durch den jeweiligen Verantwortlichen genutzten Funktionen ab.
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5. Zwecke der Datenverarbeitung
Personenbezogene Daten können insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:
Bereitstellung und Administration von Benutzerkonten, Bereitstellung und Zuweisung von Lerninhalten, Durchführung von Schulungen und Unterweisungen, Dokumentation von Teilnahme und Lernfortschritt, Durchführung von Lernstandskontrollen, Erstellung von Teilnahme- und Abschlussnachweisen, Bereitstellung von Auswertungen und Compliance-Übersichten für berechtigte Personen, Versand systembezogener Benachrichtigungen und Erinnerungen sowie Gewährleistung der Sicherheit, Stabilität und Funktionsfähigkeit der Plattform.
Der konkrete Zweck der Verarbeitung wird bei einer Nutzung im Auftrag eines Kunden durch den jeweiligen Verantwortlichen bestimmt.
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6. Rechtsgrundlagen
Soweit die Verarbeitung im Auftrag eines Kunden erfolgt, bestimmt der jeweilige Verantwortliche die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Die HALBE TREPPE GmbH verarbeitet die Daten in diesem Fall im Rahmen der mit dem Verantwortlichen geschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und entsprechend dessen dokumentierten Weisungen.
Informationen über die für Ihre konkrete Nutzung geltenden Rechtsgrundlagen erhalten Sie daher insbesondere bei Ihrem Arbeitgeber bzw. der Organisation, die Ihnen HALEXIO bereitstellt.
Soweit die HALBE TREPPE GmbH personenbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet, erfolgt dies abhängig vom jeweiligen Verarbeitungszweck insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung oder Anbahnung eines Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen. Soweit erforderlich, kann eine Verarbeitung auch auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruhen.
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7. Cookies und technisch erforderliche Funktionen
HALEXIO verwendet technisch erforderliche Cookies bzw. vergleichbare Technologien, die für die Bereitstellung, Anmeldung, Authentifizierung und sichere Nutzung der Lernplattform notwendig sind.
Soweit eine Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder ein Zugriff auf dort gespeicherte Informationen für die Bereitstellung eines von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienstes unbedingt erforderlich ist, ist hierfür gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.
Sollten im Rahmen einzelner optionaler Funktionen weitere, nicht unbedingt erforderliche Technologien eingesetzt werden, erfolgt deren Einsatz nur unter Beachtung der hierfür geltenden gesetzlichen Anforderungen.
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8. Eingesetzte Dienstleister und Unterauftragnehmer
Zur technischen Bereitstellung und zum Betrieb von HALEXIO werden Dienstleister eingesetzt.
Susell GmbH (reteach)
Die technische Lernplattform wird durch Susell GmbH (reteach) bereitgestellt.
Soweit die HALBE TREPPE GmbH gegenüber einem Kunden als Auftragsverarbeiter tätig ist, wird Susell GmbH entsprechend den vertraglichen Regelungen als weiterer Auftragsverarbeiter eingesetzt.
BunnyWay d.o.o. / bunny.net
Zur technischen Bereitstellung bzw. Auslieferung von Medieninhalten kann BunnyWay d.o.o. (bunny.net) eingesetzt werden.
Hierbei können insbesondere technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, soweit dies zur Bereitstellung der jeweiligen Medieninhalte erforderlich ist.
Weitere Dienstleister
Abhängig vom vereinbarten Leistungsumfang und den durch den Kunden aktivierten oder angebundenen Funktionen können weitere Dienstleister eingesetzt werden.
Die jeweils für die Auftragsverarbeitung eingesetzten Unterauftragnehmer und deren Aufgaben werden im Rahmen der vertraglichen Datenschutzvereinbarungen dokumentiert.
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9. Microsoft Teams und Zoom
Soweit entsprechende Funktionen im jeweiligen Nutzungsszenario eingesetzt oder durch den Kunden angebunden werden, können Microsoft Teams oder Zoom zur Durchführung von Online-Schulungen, Webinaren oder Meetings verwendet werden.
Dabei können abhängig von der konkreten Nutzung insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Meetinginformationen sowie Audio-, Video- und Kommunikationsdaten verarbeitet werden.
Ob und in welcher datenschutzrechtlichen Rolle die HALBE TREPPE GmbH hierbei tätig wird und welche weiteren Anbieter eingebunden werden, hängt von der jeweiligen Konfiguration und Verantwortlichkeit ab.
Bei kundenseitig bereitgestellten oder angebundenen Diensten kann der jeweilige Kunde unmittelbar für deren Einsatz verantwortlich sein.
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10. Datenübermittlungen in Drittländer
Die technische Kernplattform wird unter Einbeziehung der vertraglich vereinbarten Dienstleister betrieben.
Soweit bei einzelnen optionalen Diensten oder Integrationen personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies unter Beachtung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.
Je nach Anbieter können hierfür insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien wie die von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln herangezogen werden.
Ob im konkreten Nutzungsszenario eine Drittlandübermittlung stattfindet, hängt insbesondere von den eingesetzten bzw. durch den Kunden angebundenen Diensten ab.
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11. Speicherdauer und Löschung
Soweit die HALBE TREPPE GmbH personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, richtet sich die Speicherdauer nach den Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen sowie den vertraglich vereinbarten Lösch- und Aufbewahrungsregelungen.
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange verarbeitet, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Nach Beendigung der Auftragsverarbeitung werden personenbezogene Daten entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.
Soweit die HALBE TREPPE GmbH personenbezogene Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet, werden diese gelöscht, sobald der jeweilige Verarbeitungszweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Rechtsgründe eine weitere Speicherung erfordern.
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12. Empfänger von Lern- und Nachweisdaten
Soweit HALEXIO durch einen Arbeitgeber oder eine andere Organisation bereitgestellt wird, können entsprechend der vom Verantwortlichen festgelegten Berechtigungen autorisierte Personen innerhalb dieser Organisation Zugriff auf bestimmte Daten erhalten.
Hierzu können beispielsweise Administratoren, Personalverantwortliche oder Führungskräfte gehören.
Abhängig von der Konfiguration können insbesondere Informationen über zugewiesene Lerninhalte, Bearbeitungsstatus, Lernfortschritt, Lernstandskontrollen sowie Teilnahme- und Abschlussnachweise einsehbar sein.
Welche Personen Zugriff erhalten und zu welchen Zwecken diese Daten verwendet werden, bestimmt grundsätzlich der jeweilige Verantwortliche.
13. Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen
HALEXIO kann im Zusammenhang mit zugewiesenen Lerninhalten automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen versenden.
Hierzu können insbesondere Einladungen zur Lernplattform, Hinweise auf zugewiesene Inhalte, Erinnerungen an Bearbeitungsfristen sowie Informationen über den Bearbeitungsstatus gehören.
Abhängig von der vom Verantwortlichen gewählten Konfiguration können auch zuständige oder berechtigte Personen innerhalb der jeweiligen Organisation entsprechende Benachrichtigungen erhalten.
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13. Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen
HALEXIO kann im Zusammenhang mit zugewiesenen Lerninhalten automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen versenden.
Hierzu können insbesondere Einladungen zur Lernplattform, Hinweise auf zugewiesene Inhalte, Erinnerungen an Bearbeitungsfristen sowie Informationen über den Bearbeitungsstatus gehören.
Abhängig von der vom Verantwortlichen gewählten Konfiguration können auch zuständige oder berechtigte Personen innerhalb der jeweiligen Organisation entsprechende Benachrichtigungen erhalten.
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14. Datensicherheit
Zum Schutz personenbezogener Daten werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt.
Diese dienen insbesondere dem Schutz vor Verlust, unberechtigtem Zugriff, unbefugter Veränderung oder Offenlegung personenbezogener Daten sowie der Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der eingesetzten Systeme.
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15. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO sowie Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO.
Soweit Ihre personenbezogenen Daten im Auftrag Ihres Arbeitgebers oder einer anderen Organisation verarbeitet werden, richten Sie entsprechende Datenschutzanfragen grundsätzlich an diese verantwortliche Stelle.
Die HALBE TREPPE GmbH unterstützt den jeweiligen Verantwortlichen im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen.
Soweit die HALBE TREPPE GmbH selbst Verantwortlicher für die betreffende Verarbeitung ist, können Sie Ihre Datenschutzanfrage an datenschutz@halbe-treppe.de richten.
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16. Beschwerderecht
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Bei einer Verarbeitung durch Ihren Arbeitgeber oder eine andere Organisation können Sie sich insbesondere an die für diesen Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
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17. Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, wenn sich die HALEXIO-Lernplattform, die eingesetzten Dienste, die vertraglichen Rahmenbedingungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern.
Es gilt die jeweils auf der Plattform veröffentlichte Fassung.